今日はスカイプでコンサルをしていたのですが、こんさ非効率な作業方法を目の当たりにしてしまいました。
言ったらちょっとしたことなんですが、簡単なテクニックを覚えるだけで、作業の効率化ができますので、今回は効率化がテーマです。
目次
コンサル生がやってしまっていた非効率な作業
BUYMAで頻繁に行う作業
ショップで買い付ける時や仕入れ価格を計算する際に、購入画面に進んで名前や住所を入力するかと思います。
順番はショップによって異なりますが、
大体の場合、
↓
Last name（姓）
↓
Zip code（郵便番号）
↓
Address（住所）
↓
E-mail（メールアドレス）
↓
etc
といった感じです。
「その時に入力欄の移動はどのようにされていますか？」
「First name」を入力し終わって、「Last name」の入力窓に移る方法です。
ここですね↓
マウス or トラックパッドでカーソルを動かしてクリックでしょうか？
そうすると、キーボードから一旦手を離すことになるので、僅かですが手間になりますし、時間も余分にかかります。
ほんとに些細な部分ですが、何回も繰り返すのは結構めんどくさいです。
項目間は「tabキー」で移動する
そこで便利なのがQの左にある”tab”のキーです。
これを押すと、次の入力欄にキーボードで移行ができます。
というのは、今日スカイプをしたコンサル生のAさんも知っていましたし、割と多くの方が知っていると思います。
しかし、入力を間違えたり、tabを押しすぎて、戻りたい時もあると思います。
その作業も、マウスを使わずにキーボードでできます。
入力窓を戻りたいときは、「shift + tab」
「shift + tab」で入力項目を一つ戻ることができます。
コンサル生のHさんは、「進む」は知っていても、「戻る」は知りませんでした。
これは、画面共有をしながらコンサルを実施していたから分かったことだったんですが、
次の入力欄に行くときは“tab”を使っているのに、戻るときはトラックパッドだったので不思議に感じたので、
「”shift + tab”で戻れますよ」
ということをお伝えしたら、
「それは知りませんでした！！」
という具合になりました。
作業の効率化には、キーボードのショートカットキーが必須
私も全て把握をしているわけではありませんが、キーボードのショートカットキーを使うと作業効率はかなり上がります。
基本的なコピー、ペーストもそうですが、全選択の「Ctrl + A (command + A)」とか、元に戻るの”Ctrl + Z (command + Z)”とかですね。（※カッコ内はMacです）
いちいちドラッグしたりとか、右クリックしたりとか、右クリックしてコピーを選ぶとか、何度もやる行為だと僅かな時間でもかなりのロスです。
なので、代表的なショートカットやCtrl（command）を押しながらクリックなどは、覚えて毎回使うようにして下さい。（”Ctrl + クリック”は”新しいタブで開く”です）
これは、私の作業においてですが、よく使うショートカットキーを紹介しておきます。
絶対に使うべきショートカットキー（キーボード操作）
・Ctrl + C (command + C)：コピー
・Ctrl + V (command + V)：ペースト
・Ctrl + X (command + X)：カット（切り取り）
・Ctrl + Z (command + Z)：作業を戻る
・Ctrl + A (command + A)：全選択
・Ctrl + F (command + F)：検索
・Ctrl + クリック (command + クリック)：新しいタブで開く
・tab：項目間移動（進む）
・shift + tab：項目間移動（戻る）
・F5 or Ctrl + R (command + R)：更新（再読み込み）
Googleクロームでよく使うショートカットキー
・Ctrl + t (command + t)：新しいタブを開く
・Ctrl + w (command + w)：現在のタブを閉じる
・Ctrl + tab (command + option + 右矢印)：現在のタブから右のタブに移動
・Ctrl +shift + tab (command + option +左矢印)：現在のタブから左のタブに移動
※作業環境によって異なる場合があります
効率化のためには、習慣（癖）を変えることが必要
習慣になっていない作業をやろうとすると、時間がかかってしまうこともあって、全てをマウスでやろうとしてしまいますが、効率化できることは意識的に習慣を変える必要があります。
意識しないと、永遠と非効率で居続けるからです。
慣れるまでは、時間がかかってしまいますが、一度覚えてしまえば、手をほとんど移動させずに済むので、
かなり作業が楽になりますし、時短になります。
なので、意識的に使うようにしてください。
こういったパソコンのスキルはどうやったら身につくのか？
ただ、こういった効率化って知らないとできないですよね。
何か知るきっかけがあれば、取り入れることができますが、知らなければずーっと知らないまま過ぎていきます。
知らない作業は取り入れようがない
「○○ができる」ってことを知っていれば調べればいいんですが、
「そういった機能があることを知らなかったら（想像できなかったら）」そもそも調べようと思い（え）ません。
何か文字をコピーしようと思った時に、右クリックしてコピーを選択するという方法しか知らなければ、なんの疑問を持たずにやり続けることになります。
例えば、会社でデスクワークをしていて先輩社員がパソコンを使ってる様子を、横目で見れる環境があったりすると気づく”きっかけ”があるんですが、BUYMAみたいに基本１人での作業になるとそのきっかけさえありません。
「○○ができるんじゃないか？」という想像ができるからその方法を調べるという行為に繋がるわけです。
じゃあ、1人で作業していたら新しいスキルは全く身に付かないのでしょうか？
けしてそんなことはありません。
知らない機能に気づいて、取り入れる方法
人間は【想像（連想）】ができます。
直接その方法を知らなくても、「Ctrl + Cでコピーができる」ことを知って入れば、
「ペーストできるショートカットがあるんじゃないか？」
「カットできるショートカットはあるんじゃないか？」
という想像ができます。
ペーストできるショートカットキーを知らなくても、そもそもペーストできることを知らなくても、「Ctrl + Cでコピーができる」ことを知っていればペーストのショートカットに辿り着けるわけです。
もちろん、ショートカットキーの存在を一切知らないとなると厳しいので、最低限の知識は必要となってきます。
パソコンはマウスがなくても大抵の操作ができる
例えば、パソコンの機能として知っておくといいのは、
「パソコンは最悪、マウス（トラックパッド）がなくてもキーボードだけで操作ができる」
ということです。（絵を描くとか、画像の編集は難しいですが）
フォルダを開いたり閉じたり、Webページの観覧だったり、電源を落としたり、再起動させたり、ソフトを起動させたり、最小化したり、大抵の操作をマウス無しでできます。
実はパソコンの操作が早い人は、ほとんどマウスを使いません。
マウスーキーボード間の手の移動が無駄で逆に遅くなるからです。
全ての操作をマウスを使わずに…ってレベルまではやらなくてもいいと思いますが、キーボードとマウス間を何往復もするような作業はキーボードだけで操作した方が早いです。
この事実だけ頭に入れておきます。
作業の効率化をするために、欠かせない視点
あとは、
「作業の手間を省けないか？」
「地味にこの作業がめんどくさい」
といったことがあれば、対処法をググってみるという感じです。
特に、決まったパターンで繰り返し行うような作業は、何かしら効率化できる可能性があります。
自分が困っていることは、既に誰かが困っていますし、親切な人がその解決策を記事に書いてくれていたりします。
パソコンの操作方法だけでなく、エクセルに関しても同じです。
全ての関数、機能を把握している人なんてほとんどいません。
使いこなしている人は、
「たぶんこういうことができる」
という想像ができているだけです。
この想像する力は、一朝一夕で身につくものでもありませんし、想像力を身につける具体的な方法を”コレ”とは示せませんが、私が思う想像力を身につける方法は、
「ふと思った疑問を調べてみること」
だと思います。（できれば、答えを想像してから）
シンプルなことですけど、この習慣があるのとないのとでは、想像力にかなりの差がつきます。
「疑問に思ってみる」
「疑問に思ったことを調べてみる」
この２つ、めちゃくちゃ大事です。
今はスマホがあってすぐ調べられますし、普段から意識的にやってみて下さいね。
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